Use essa funcionalidade para adicionar um novo arquivo a uma caixa que já esteja na armazenagem da Iron Mountain.
- Selecione Records Management (Gerenciamento de retiros de Websphere) | Pickups, Add Records (Retiradas, Adicionar retiros de Websphere) | Pickup List (Add Records) (Lista de códigos (Adicionar retiros de Websphere)). A planilha Pickup List (Lista de códigos) será aberta.
- Clique em Add File (Adicionar arquivo). A planilha Find Existing Box for New File (Localizar caixa existente para o novo arquivo) será aberta.
- Selecione um cliente.
- Insira o código de barras SKP correlacionado à caixa que contém esse arquivo e clique em Continue (Continuar). O SafeKeeperPLUS registra automaticamente que o código de barras SKP que você inseriu pertence a uma caixa que está na armazenagem da Iron Mountain. Ele define automaticamente o status dos arquivos para o status da caixa. Em minutos, você poderá buscar, localizar e editar esse arquivo no Administrador de documentos IMC.
- A planilha New File (Novo arquivo) será aberta.
- Marque a opção Add to Pickup List (Adicionar à lista de códigos) para exibir um item de linha desse arquivo na lista de códigos. Já que o Administrador de documentos IMC associa esse arquivo a uma caixa que já está na armazenagem, isso não é funcional na lista de códigos; a entrada da lista de códigos serve somente para fins de relatório.
- O cliente, a divisão, o departamento e o código de barras SKP atribuídos à caixa são preenchidos por padrão no arquivo. Os requisitos de entrada de dados de sua organização determinam quais campos são exibidos e necessários ao criar um arquivo.
 |
NOTA: ao criar um arquivo, por padrão, a estrutura organizacional é obtida da caixa. Se sua organização for habilitada para divisões e/ou departamentos e você tiver o nível de acesso/permissão adequado, poderá atualizar a divisão e/ou departamento do arquivo. |
- Para criar um Data Entry Layout personalizado que a aplicação manterá de sessão para sessão, clique em Customize Layout Customização de layout.
- Insira MetaData para identificar esse arquivo caso você precise localizá-lo e recuperá-lo da armazenagem. Você deve inserir dados nos campos pesquisa marcados com asteriscos vermelhos (*).
-
O campo File Description 1 (Descrição do arquivo 1) é o Key Identifier dos arquivos. Você deve inserir um valor nesse campo, que será exibido na planilha File Details (Detalhes do arquivo), na etapa Item (Listagem de ordens) do carrinho de pedido de ordem de compra, nos e-mails de confirmação de ordens e na janela Order Info (Informações da ordem) da opção Track Orders (Acompanhar ordens).
-
Bloqueie os campos para manter os dados do campo para uso em retiros de Websphere adicionados posteriormente. Para isso, clique em
Lock (Bloquear).
-
Para editar um campo bloqueado, clique em Unlock (Desbloquear).
-
Para localizar um valor para um campo, clique no seletor suspenso
ou no ícone de calendário
e, em seguida, selecione um valor.
- Insira dados opcionais da destruição (já que, geralmente, os arquivos são destruídos como parte de uma caixa inteira, as informações inseridas nos campos a seguir servem apenas para seu uso, mas não acionam notificações ou destruições):
-
Destruction Date
-
Record Code
-
Salve o arquivo. Os novos arquivos serão exibidos na lista de códigos em ordem decrescente com base na data e hora de entrada. O Administrador de documentos IMC atribui automaticamente o status de At Iron Mountain (Na Iron Mountain) ou Checked Out from Iron Mountain (Retirado(a) da Iron Mountain) para o arquivo.
Veja também
